Наредба № 3 и инвентарната книга: ръководство за читалищни библиотеки
Всяка обществена библиотека в България — включително читалищните — води набор от регистри по закон. Тук е обяснено какво изисква Наредба № 3 от 18.11.2014 г. за нормите за библиотечно обслужване, член по член: инвентарна книга, книга за движение на фонда, читателска регистрация, отчисляване и инвентаризация.
Какво е Наредба № 3 от 18.11.2014 г.?
Наредбата урежда нормите за библиотечно обслужване на обществените библиотеки — държавни, общински, читалищни, университетски и други, финансирани изцяло или частично от бюджет. Тя определя какви регистри трябва да води всяка библиотека, как се документира постъпването и изваждането на библиотечни материали, и как се отчита пред методическите центрове. Приложенията към наредбата дават точния образец на всеки документ — включително инвентарната книга.
Инвентарната книга — Приложение № 4
Инвентарната книга е основният регистър на библиотечния фонд: всеки постъпил екземпляр получава уникален инвентарен номер и ред в книгата — автор, заглавие, източник и цена на придобиване, класификационен индекс. Образецът е фиксиран в Приложение № 4 към чл. 16, ал. 1 — библиотеката не може да го променя произволно.
Най-важното правило е в чл. 17, ал. 2: веднъж вписан ред не се заличава. Грешка или последваща промяна (напр. отчисляване) се отбелязва с нов запис или бележка върху съществуващия ред, а не с изтриване — книгата остава пълна одитна следа през целия си живот.
Книга за движение на библиотечния фонд (КДБФ)
Докато инвентарната книга е статичен регистър на притежаваното, книгата за движение на фонда (чл. 13, ал. 3) проследява потока — какво е постъпило и какво е излязло през определен период. Тя се дели на три части: постъпления, отписвания и обобщена стойност на фонда — и е основата на годишните статистически справки, които библиотеката подава.
Читателска регистрация и обслужване
Чл. 42–49 уреждат регистрацията и обслужването на читателите — читателска карта, срокове на заемане и условията за продължение. Тук се пресича Наредба № 3 с Регламент (ЕС) 2016/679 (ОРЗД): личните данни на читателите — ЕГН, номер на лична карта — изискват защита и ограничен срок на съхранение, а не само регистър "завинаги".
Отчисляване на библиотечни документи
Отчисляването е редът, по който екземпляр законно напуска фонда — овехтял, изгубен, дублиран или остарял по съдържание. Чл. 30–39 изискват комисия, която определя основанието и съставя акт с опис на конкретните инвентарни номера. Актът е документът, на база на който съответните редове в инвентарната книга получават бележка за отчисляване — без да бъдат заличени.
Инвентаризация по репрезентативния метод
Чл. 40–41 регламентират периодична проверка на фонда — не чрез преброяване на всеки екземпляр, а по репрезентативния метод: представителна извадка от рафтовете се сверява с инвентарната книга, а резултатът се екстраполира. Методът е практичен избор именно защото пълна физическа проверка на голям фонд е непосилна за екип от един-двама души.
Как InvLib автоматизира всичко това
Всеки регистър по-горе има свой раздел в програмата InvLib — с автоматично номериране, забрана за изтриване на вписан ред (само корекция с нов запис, точно както изисква чл. 17, ал. 2), печат в изисквания от наредбата вид и мобилно сканиране при инвентаризация. Пълната карта на съответствието член по член е в публичната документация на хранилището: naredba-3-karta.md.
Често задавани въпроси
Задължителна ли е Наредба № 3 за читалищните библиотеки?
Да. Наредбата урежда работата на обществените библиотеки в България, към които спадат и читалищните — независимо от размера на фонда или броя читатели.
Задължително ли е инвентарната книга да е на хартия?
Наредбата определя съдържанието и структурата (Приложение № 4), не носителя. Библиотечен софтуер поддържа същите данни електронно и може да отпечата книгата в изисквания вид, когато потрябва хартиено копие.
Какво се случва при грешка в инвентарната книга?
Чл. 17, ал. 2 забранява заличаване на вписан запис. Грешка се коригира с нов ред и бележка, а не с изтриване на стария — редът остава видим за одит.
Как се определя основанието за отчисляване?
Отчисляването (чл. 30–39) минава през комисия, която определя основанието — овехтяване, загуба, дублаж и др. — и съставя акт с опис на конкретните екземпляри, преди те да излязат от инвентарната книга.